یک اداره یا سازمان زمانی هوشمند قلمداد میشود که بتوان آن سازمان یا اداره را با محصولات هوشمند کنترل کرد. در یک سازمان هوشمند، با ایجاد یک اکو سیستم یکپارچه و معمولا متصل به اینترنت، میتوان شرایط کاری و همه کارها را کنترل، مدیریت و نظارت کرد.
اهداف یک اداره با یک شرکت خصوصی تفاوت اساسی دارد. برخلاف یک شرکت خصوصی در یک اداره یا سازمان دغدغه اصلی کارمندان کیفیت برخورد با ارباب رجوع است. در واقع نحوه اعلام طرح ها، نحوه عرضه خدمات و یا قوانین و مقررات و یا حتی اطلاع رسانی اخبار جدید آن سازمان به مراجعه کنندگان از دغدغه های اساسی یک اداره محسوب میشود. در این بین وسعت سازمان ها اطلاع رسانی را سخت کرده است.
اگر بخواهیم دقیق تر این موضوع را بررسی کنیم سازمان هوشمند را باید از دو جنبه بررسی کنیم. از دیدگاه کارمندان و از دیدگاه ارباب رجوع ها.
تاثیرات هوشمند سازی سازمان و ارگان های دولتی در نظر مراجعه کنندگان
در یک سازمان یا ارگان اداری انتقال سریع و لحظه ای اخبار آن سازمان، اطلاعیه های آن ارگان و همچنین قوانین مربوط به آن اداره، نقش بسزایی در پیشرفت کار مراجعین دارد. در این بین اطلاع رسانی هوشمند و سریع نقش بسیار مهمی در هوشمند سازی ادارات و سازمان ها ایفا میکند. سیستم های نمایش هوشمند میتوانند در قالب تصاویر متحرک، زیرنویس و یا اخبار کوتاه، اطلاعات لازم را به کارکنان و همچنین مراجعه کنندگان ارائه کنند.
همه ما وقتی برای اولین بار وارد یک سازمان یا اداره میشویم با مشکل مسیریابی مواجه هستیم. سازمان ها میتوانند با نصب سیستم های نمایش هوشمند مسیرها در مکان های مناسب، مراجعه کنندگان را به محل مورد نظرشان راهنمایی کنند.
وجود سیستم اعلان حریق و اعلان های از پیش تعیین شده میتواند امنیت یک ساختمان را چند برابر کند. همچنین وجود سیستم پخش هشدار تخلیه ساختمان در زمان بروز حادثه از موارد بسیار مهم امنیتی میباشد.
تعداد زیادی از مراجعه کنندگان به سازمان ها و ارگان های دولتی سوالات متداول و مشابهی دارند و روزانه کارمندان باید به سوال های مشابه پاسخ دهند. این کار هم برای مراجعه کنندگان وقت گیر بوده و همچنین سبب کاهش تمرکز کارکنان آن اداره میشود. وجود یک سیستم پاسخگویی هوشمند به سوال های متداول مراجعه کنندگان سبب رشد همه جانبه و افزایش بهره آن سازمان میگردد.
مزایای هوشمند سازی ادارات
تهویه مطبوع و برقرار بودن دما و رطوبت مناسب در یک ساختمان از موارد بسیار مهم در راحتی افراد آن ساختان است. در یک سازمان هوشمند کارکنان آن سازمان میتوانند با گوشی خود دما و رطوبت اتاق خود را تنظیم کنند، و شرایط مطلوب را برای خود فراهم کنند.
به دلیل وسعت سازمان ها و ادارات و تعدد کارکنان اگر به مسئله صرفه جویی در مصرف انرژی توجه نشود باعث هدر رفتن منابع انرژی میشود. تنظیم خودکار روشنایی و کنترل هوشمند تهویه از مواردی هست که اگر به آن توجه شود کمک زیادی به صرفه جویی در انرژی میکند.
وجود ابزارهایی مثل دوربین مداربسته و سنسورهای متصل به اینترنت میتوانند شفافیت را در انجام کارها افزایش دهد و همچنین فساد اداری را کاهش دهند.
بالا بردن راندمان کاری
استفاده از وسایل هوشمند در ادارت باعث میشود تا بسیاری از کار‌هایی که لازم است توسط نیروی انسانی انجام شود، به وسیله‌ی تجهیزات هوشمند و در طی کمترین زمان به پایان برسند. به همین منظور هوشمندسازی ادارت ضمن ایجاد آسایش و راحتی بیشتر برای کارمندان، باعث کاهش مسئولیت‌های فیزیکی و خسته‌کننده‌ی افراد نیز میشود که در نتیجه کارمندان میتوانند با بیشترین تمرکز، وظایف خود را در محیطی کم استرس و با بیشترین راندمان کاری انجام دهند.
همچنین راحتی کارمندان در ادارات هوشمند باعث میشود تا از میزان خستگی افراد کاسته شود و آن‌ها بتوانند در نهایت آسودگی خاطر به انجام کار‌های مورد نظر خود بپردازند.
مراحل هوشمند سازی محل کار
مراحل هوشمند سازی ادارات و ساختمان‌های دولتی همانند منازل مسکونی است با این تفاوت که به دلیل تردد افراد بیشتر در این محیط‌ها، تنوع و به کار‌گیری تجهیزات نیز در ساختمان‌های اداری بیشتر است تا در نتیجه امنیت و راحتی مراجعه‌کنندگان و کارمندان به طور کامل تامین شود. در ادامه به مراحل هوشمندسازی ادارات اشاره می‌کنیم.
سیستم روشنایی هوشمند
یکی از متداول‌ترین دلایل اتلاف انرژی در ادارات، روشن ماندن غیر‌ضروری چراغ‌ها است. به همین منظور استفاده از سیستم روشنایی هوشمند در ساختمان‌های اداری باعث میشود تا چراغ‌ها به محض ورود کارمندان روشن شده و با خروج افراد خاموش شوند. همچنین به کار‌گیری دیمر‌های هوشمند در این سیستم باعث میشود تا میزان نور نیز با توجه به روشنایی روز تنظیم شود. در نتیجه طی ساعاتی که نور آفتاب شدید‌تر است، نور لامپ‌ها نیز کاهش پیدا می‌کنند تا محیط از میزان روشنایی مطلوبی برخوردار شود.