برای بهره‌مندی از یک سیستم یکپارچه باید نگاهی وسیع و جامع‌نگر به حوزه تدارکات و مهندسی داشت که برای این نگاه همه‌جانبه باید به تمامی نیازمندی‌ها در این حوزه توجه شود. معمولا بانک‌ها به دلیل گستردگی جغرافیایی در سطح کل کشور و برخورداری از ساختمان‌های ستادی متعدد، مدیریت امور استانها و همچنین سرپرستی‌ها و شعب متعدد دارای املاک مختلفی هستند. قطعا با توجه به هزینه بالای تامین ملک و نگهداری ساختمان، یکی از نیازهای کلیدی و تاثیرگذار در حوزه تدارکات و مهندسی، سامانه اطلاعات مهندسی املاک است. این سامانه از یک سو با جمع‌آوری تمامی اطلاعات مورد نیاز املاک به صورت جامع و یکپارچه می‌تواند تصمیم‌گیری در مورد نحوه نگهداشت و یا مدیریت املاک را ممکن سازد و از سوی دیگر با ارائه آمارهای مدیریت این حوزه مثل میزان هزینه نگهداشت، تعمیرات، انشعابات و … می‌تواند مدیریت کلان را در مدیریت بهتر منابع مالی و سرمایه‌ای یاری رساند.
به طور کلی این سامانه به بخش‌های اصلی ذیل طبقه بندی می‌شود:
مدیریت اطلاعات پایه
مدیریت اطلاعات املاک
مدیریت تملیک و فروش و اقاله املاک
تجدید ارزیابی املاک
مدیریت اجاره و سرقفلی
صدور اتوماتیک اسناد حسابداری
یکی از اهداف سامانه برطرف کردن دغدغه های مدیران املاک در مورد اطلاع از وضعیت کارمندان است. میزان عملکرد مشاورین و سرپرستان، میزان دریافتی ها و تشخیص مشاور و سرپرست برتر برخی از این موارد می باشند. در این سامانه همچنین برای کارمندان نقش و سطح دسترسی تعیین می شود که به چه بخش هایی از سامانه دسترسی داشته باشند.
از مهمترین بخش های سامانه می توان به مدیریت قرادادها اشاره کرد که در مدیریت حسابداری سامانه هم نقش مهمی دارد. در ثبت قرادادها علاوه بر ثبت ملک و اطلاعات قرارداد، درصد سهم برای تمام افرادی که در به سرانجام رسید یک قرارداد سهیم هستند تعیین می شود و این جزییات در گزارش مالی (فیش حقوقی) هر کارمند ارائه می گردد.
ثبت و جستجو فایل یکی از نیازهای اساسی امروز در دفاتر املاک است تا بتوانند با استفاده از تکنولوژی روز راندمان کاری خود را افزایش دهند. یکی از ویژگی های مهم مدیریت فایلینگ در این سامانه قابلیت تعیین سطح دسترسی به فایل ها با گروه بندی مشاورین است. مشاور حتی می تواند فایل های خود را بدون این که کس دیگری دسترسی داشته باشد بایگانی کند.
از قدرتمند ترین بخش های این سامانه می توان به مدیریت حسابداری اشاره کرد. این بخش باعث سهولت کارهای مالی برای مدیران و شفافیت کامل برای مشاوران و سرپرستان می شود. این که مشاور و سرپرست به طور دقیق میزان سهم خود از هر قرارداد را مشاهده و دریافت کند باعث اعتماد بیشتر به مدیران و انگیزه فعالیت دوچندان آنها می شود.
امکانات سیستم مدیریت املاک
ثبت مشخصات عمومی و ثبتی ملک
ثبت اطلاعات پایان کار شهرداری ملک
ثبت اطلاعات انشعابات آب، برق، گاز ملک
ثبت اطلاعات خطوط تلفن ملک
مدیریت اطلاعات استفاده کنندگان: یکی از بخش‌های مهم در اطلاعات املاک که خصوصا در صدور اسناد اتوماتیک مالی تاثیرگزار است بخش استفاده کنندگان ملک می‌باشد. از آنجا که ممکن است یک ملک استفاده کنندگان مختلفی در ادوار مختلف داشته باشد در این بخش با تفکیک استفاده کنندگان در بازه های زمانی مختلف می‌توان به درستی هزینه‌های استهلاک و سربارها را محاسبه و به استفاده کننده واقعی اختصاص داد.
ثبت اطلاعات پایه مالی ملک: یکی از بخش‌های مهم در سیستم مدیریت املاک اطلاعات مربوط به بخش‌های مختلف مالی ملک می‌باشد. البته در این حوزه ممکن است مجموعه‌های مختلف نیازهای مختلفی داشته باشند
امکان اسکن اسناد ملک: از آنجا که هر ملک دارای اسناد تملیکی است که دیدن اصل اسناد گاها مورد نیاز است در این سیستم امکان ثبت الکترونیک و اسکن اسناد وجود دارد تا نیاز به دسترسی مستقیم به اصل سند برای رویت آن نباشد. به این شکل عملا یک آرشیو الکترونیک کامل از اسناد ملک تهیه می‌شود.
ثبت اطلاعات پرونده املاک تملیکی: با توجه به موضوع ضمانتهای بانکی در ارائه وام و تسهیلات بانک همواره موضوع تملیک مطرح می‌باشد که در آن اطلاعات مهمی وجود دارد.
ثبت اطلاعات اسناد انتقال اجرایی: در اثر تملیک ملک سند انتقال اجرایی برای جابجایی مالکیت ملک ثبت می‌شود.
ثبت اطلاعات فروش و اقاله ملک: پس از آنکه یک ملک در فرآیند تملیک و انتقال اجرایی در تملک بانک قرار می‌گیرد به فروش می‌رسد.
تجدید ارزیابی املاک: یکی از بحث‌های مهمی که در محاسبه مجدد سرمایه بانک تاثیرگزار است تجدید ارزیابی املاک می‌باشد که از طریق کارشناسان رسمی دادگستری صورت گرفته و منجر به اصلاح اطلاعات املاک و مباحث مرتبط و صدور اسناد مالی میگردد. سیستم جامع مدیریت املاک قابلیت ثبت اطلاعات تجدید ارزیابی و صدور خودکار اسناد مالی مربوطه را دارا بوده و در این بخش بطور کامل در بانک تجارت پیاده سازی گردیده است.
ثبت اطلاعات اجاره نامه: در این بخش اطلاعات اجاره نامه ثبت می‌شود.
تعریف مفاد قرارداد اجاره: در این بخش اطلاعات اصلی قرارداد اجاره در سیستم ثبت می‌شود.
ثبت فیش های واریزی اجاره: در قالب هر قرارداد اجاره مبالغی به حساب بانک واریز می‌شود که با این امکان در سیستم ثبت می‌شود.
ارائه گزارش سالیانه به اداره مالیات: با توجه به الزام قانونی بر اعلام اجاره‌های دریافت شده و همچنین پرداخت مالیات متعلقه، این سیستم امکان ارائه خروجی مناسب به اداره مالیات را بر حسب اقلام اطلاعاتی مورد نظر دارا می‌باشد.
صدور اتوماتیک اسناد حسابداری: از ویژگی‌های منحصر به فرد سیستم جامع املاک شرکت برسا، قابلیت یکپارچگی با سیستم‌های مالی می‌باشد. در این سیستم در بخش‌های مختلفی نیاز به صدور اسناد مالی است که در این سیستم به صورت یکپارچه صورت می‌گیرد.
صدور اسناد مالی در بخش‌های مختلفی مانند موارد ذیل صورت می‌پذیرد:
صدور اسناد استهلاک گیری املاک
صدور اسناد مربوط به تعمیرات جزئی، اساسی و … با تسهیم به نسبت درصد استفاده کنندگان مختلف ملک
صدور اسناد مرتبط با موضوع اجاره و سرقفلی
صدور اسناد مرتبط با تجدید ارزیابی
و سایر مواردی که منجر به تولید اسناد مالی در تحویل و تحول ملک میگردد.